Es gibt für mich drei verschiedene Möglichkeiten Ausrüstung zu handhaben: Unlimited, Buchhaltung und Auswürfeln.
Unlimited heißt entweder sieht das System diesen Ausrüstungsgegenstand nicht in einer Mengenangabe vor (z.B. Munition) oder dem SL ist die Menge dieses Ausrüstungsgegenstands egal z.B. Rationen. Ich habe als SL in einigen Systemen oder bestimmten Setting selten Lust, dass meine Spieler sich täglich Rationen abstreichen. Ich gehe davon aus, dass sich die Charaktere irgendwie mit Nahrung und Wasser versorgen. Die Spieler streichen sich auch einen Betrag X an Geld ab, wenn die Spieler in der nächsten Stadt sich wieder mit Rationen eindecken. Was habe ich in einem generischen Fantasysetting als SL davon, wenn ein Charakter oder alle Charaktere kein Essen haben. Ich muss nachsehen, ob es Regeln für Verhungern/Verdursten gibt? Charaktere gehen auf Wassersuche oder auf Jagd. Der Erfolg oder Misserfolg von beiden wird per Würfelwurf entschieden. Gegebenenfalls kann ich eine Zufallsbegegnung einbauen. Bei Erfolg können sich die Spieler freuen, nicht nur haben die Spieler eine Probe erfolgreich geschafft, sondern auch noch Geld gespart (keine oder zu wenig Rationen eingekauft). Misserfolg bedeutet die Regeln für Verhungern/Verdursten anwenden.
Dadurch werden spätere Herausforderungen schwieriger. Lieber nutze ich andere Mittel um Herausforderungen schwieriger zu machen. In manchen Abenteuern von mir spielen Rationen schon eine Rolle z.B. wenn alle Rationen von Gegnern gestohlen oder vergiftet wurden.
Die Rationen und Wasser werden uninteressant, wenn es Zauber in der Gruppe gibt, die Wasser oder Essen erschaffen können.
Das gleiche gilt für Licht, wenn es Zauber gibt, die sehr lange oder dauerhaft Licht spenden. Fackeln und Laternen bzw. das Öl dafür, können aber auch dann noch eine nützlich Funktion haben.
Es gibt Setting, wo bestimmte Sachen besonders wichtig sein können.
In einem Wüstensetting, wo es keine Zauber gibt, die Essen oder Wasser erschaffen und zusätzlich Würfe für das Finden des richtigen Wegs bzw. das nicht Verirren notwenig sind, finde ich eine Buchhaltung von Nahrung und Wasser sinnvoll und angebracht. In einem Postapokalyptischen Setting, wo Munition Mangelware ist, sollte über die Munition Buch geführt werden. Besonders dann, wenn die Entscheidung in einem Kampf keine Munition zu verbrauchen, gravierendere Auswirkungen als einen höheren Lebenspunkteverlust hat z.B. Wunden können sich infizieren, der Gegner kann Krankheiten übertragen, etc. Schlecht finde ich Systeme, in denen Munitionsnutzende Waffen nur schnelle Kampfbeender sind, die durch Munitionsknappheit begrenzt sind und der Einsatz bzw. Nicht-Einsatz sonst keine Auswirkungen hat. Wenn ein Kampf ohne Munitionsnutzende Waffen nur X Runden länger dauert (was beim Auswürfeln und Ausspielen noch länger dauert) und nur X mehr Lebenspunkte verloren werden, finde ich das System mau.
Auswürfeln, ob Ausrüstung vorhanden ist, finde ich suboptimal.
Wenn die Anfängercharakter von erfahrenen Rollenspielern vor ihrem ersten Dungeon stehen und sie feststellen, dass keiner ein Seil gekauft oder mitgenommen hat, ist das zum Schmunzeln. Wenn so etwas durch einen Würfelwurf passiert, ist es Würfelpech. In beiden Fällen passiert das Gleiche. Die Charaktere reisen zur letzten Siedlung zurück, kaufen ein Seil und reisen wieder zurück. Neben des Kosten fürs Seil haben sie mindestens die Nahrungskosten für Hin- und Rückreise und gegebenfalls noch Zufallsbegegnungen. Spätestens vor dem zweiten Dungeon hat die erste Gruppe ein Seil mit, bei der Gruppe, die ihre Ausrüstung auswürfelt, kann ein mieser Würfelwurf möglicherweise wieder dazuführen, dass sie kein Seil dabei haben.
Gehen wir mal von gleichen Dungeon aus, das ein Unlimited-, Buchhalter- und eine Auswürfel-SL meistert.
Dem Unlimited-SL ist es egal, wie viele Fackeln oder Laternen (inklusive Nachfüllgefäße mit Laternenöl) die Gruppe dabei hat. Sie hat meistens Licht, außer dann, wenn der SL besondere Mittel auffährt. In puncto Licht muss sich diese Gruppe eher selten Gedanken machen.
Beim Buchhalter-SL muss die Zeit im Dungeon genau nachgehalten werden, denn eine Fackel oder Laterne brennt nur eine bestimmte Dauer und so wird dann der Fackel/Lampenöl Verbrauch bestimmt. Es kann möglicherweise um Zeitdauer im Dungeon gefeilscht werden. Ist alles verbraucht, steht die Gruppe, wo auch immer, im Dunkeln. Haben sie schlecht geplant, schlecht gehaushaltet oder kamen sonstige äußere Umstände dazu, kann es sein, dass diese Gruppe im Dungeon ohne Licht darsteht. Wenn es im Dungeon kein anderes Licht gibt, sind die Charaktere, die nicht über Thermosicht verfügen, blind. Dass das eine große Gefahr ist, ist klar. Natürlich wird eine Gruppe, die Buchhalten muss, im Dungeon mit allen kreativen Mitteln versuchen im Dungeon alternativ Licht zu erzeugen z.B. mit im Dungeon vorhandenen Gegenständen Fackeln bauen und diese anzuzünden. Die Gruppe beim Buchhalter-SL kann schon beim Einkauf der Lichtquellen errechnen, wie lange sie durch den Einkauf Licht haben werden.
Beim Auswürfel-SL bestimmt das Würfelergebnis, ob und in welcher Menge Lichtquellen mitgenommen wurden. Je nachdem was das Ergebnis zeigt kann es schon zum Murren führen z.B. "Menno ich wollte doch eine Laterne mit viel Lampenöl statt diesen vielen Fackeln und keiner Laterne" oder " Statt der Verteilung X Fackeln und Y Lampenölfläschchen hätte ich gerne Z Fackeln und X Lampenölfläschchen". Die Planung der Zeit im Dungeon ist schwieriger, denn erst nach dem Würfelwurf wissen die Spieler, wie viel Zeit durch Lichtquellen sie haben. Auch die Gruppe beim Auswürfel-SL kann Methoden zur alternativen Lichterzeugung wie die Buchhalter-SL Gruppe nutzen. Ein erfolgreicher Wurf, ob man Lumpen, Öl und einen Stock (oder was man sonst zum Fackelbauen braucht) findet, hat einen faden Beigeschmack.
Ich weis nicht, ob das eine Hausregel war oder es in irgendeinem System so einen Mechanismus gibt. Die Charaktere zahlen irgendwelche (Glücks)Punkte, wenn sie nachträglich doch etwas dabei haben möchten, was nicht auf ihren Charakterbogen steht.
Bei Systemen, die Rückblicke als Feature für Charaktere haben, bieten sich auch Einkaufstouren an, in denen man gerade benötigte Ausrüstung kauft.